【Excel】TRIM関数で余分な空白を取り除きます

【Excel】TRIM 関数

 Excel の TRIM はキーボード入力にミスが多い人に最適な関数ですよ。エクセルでお仕事しているときに、
「半角スペースを2つ入れたかもしれない」
「半角スペースと全角スペースを両方入れたかもしれない」
なんて思ったときに使う関数なのです。使い方はとっても簡単。

=TRIM(文字列)

と入力するだけで、文字列の中に含まれる余計な空白を取り除いて、1つの空白だけ残しておいてくれます。たとえば

=TRIM("滝野川 小春")

とすると、苗字と名前の間に入っている2つの半角スペースのうち1つを消して

滝野川 小春

と返してきます。

比留間  沙希

は間に全角スペースと半角スペースが入っていますけど、

=TRIM("比留間  沙希")

と入力すると全角スペースのほうを消して

比留間 沙希

と返してくれます。でも

刑部 真理子

は間に全角スペース1つなので、

=TRIM("刑部 真理子")

としてみても、

刑部 真理子

とそのまま返します。いずれにしても半角と全角スペースが混じり合っているのはちょっと困りますよね。そんなとき半角スペースに統一するにはどうするか、ということを引き続き説明しますよ。

【Excel】半角スペースに統一します

 ここで ASC 関数にご登場願いましょう。
 ASC 関数とは全角の数字やカナ文字を半角に変える関数です。

=ASC("コバト")

と入力すると「 コバト 」と半角文字で返してきます。これは空白部分にも適用されて全角スペースは半角スペースに変換されます。漢字やひらがなはそのままです。ですからまず

=ASC("文字列1 文字列2  文字列3")

によって文字列に含まれる全角スペースを

文字列1 文字列2 文字列3

のように半角スペースに変えてしまって、

=TRIM("文字列1 文字列2 文字列3")

とすれば

文字列1 文字列2 文字列3

のように最後には半角スペース1つだけが残るという仕組みですよ。というわけで、

=TRIM(ASC("文字列1 文字列2  文字列3"))

のように2つの関数をまとめておきましょう。それでは実践例です。下の図を見てください。

 エクセルTRIM関数

 苗字と名前の間の空白がちぐはぐになっていますね。
 「ちょっとミスしすぎじゃないの? やる気あんの?」とか思ってしまいますけど、これは練習用なので極端な例にしてあるのです。実際には何千という項目が並んでいる名簿入力などで、その中に2つか3つあるかもしれないミスを防ぐための手立てです。まずセル B10 に

=TRIM(ASC(B3))

と入力します。これを C14 までオートフィルすれば、表全体に同じ数式を適用して全角スペースを半角スペースに変えます。
 
 でもでも、でもですね~。もしかすると表によってはカタカナや数字が混じっていることもあるかもしれませんね。「カタカナや数字は全角のまま残しておきたいな」という場合は上の方法ではちょっと困ります。大丈夫! そんなときは

=TRIM(SUBSTITUTE(B3," "," "))

と入力しましょう。SUBSTITUTE 関数によって B3 に含まれるすべての全角スペースを半角スペースに置き換えて、それから TRIM関数でスペースの数を1つにしてしまうのです。これで万全です。これからは皆さんも安心して入力ミスできますよ。まあ、ミスしないのが一番ですけどね。それじゃあ、また次回お会いしましょう。

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